Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

        Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
1. Agar barabg tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang 
3. Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan 
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan 
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan
Cara penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Barang yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan di tempat yang memadai 
5. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci 
8. Barang yan disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan 
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian terdepan,         sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam.

1.     Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

A.    Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

a)     Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.

b)    Agar barang tidak mudah hilang.

c)     Agar barang tidak kadaluarsa.

d)    Agar barang tidak mudah susut.

e)     Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

a.       Pemeliharaan berdasarkan waktu

Ø Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.

Ø Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

b.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

Ø Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

Ø Pemeliharaan barang tidak bergerak

Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

C .      Menurut Tempat Barang

a.       Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b.      Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2.      Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

o   Sebagai bahan pertanggung jawaban.

o   Sebagai pengendali persediaan.                                                   

o   Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.

o   Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara lain :

o   Bukti penerimaan barang.

o   Bukti pembelian barang.

o   Bukti pengeluaran barang.

o   Kartu barang.

o   Kartu persediaan.

o   Daftar inventaris.

o   Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

a.    Memeriksa barang.

b.    Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.

c.     Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.

d.    Menghitung pengeluaran barang.

e.     Menghitung sisa persediaan.

f.      Mencatat mutasi barang.

g.    Melaporkan kepada atasan atau pimpinan